Das häufigste Prüfverfahren ist die Begutachtung. Dabei werden die Materialien mehreren unabhängigen Gutachter/-innen, zum Beispiel ausgewählten Lehrkräften, vorgelegt. In einem oft mehrere Monate dauernden Verfahren wird überprüft, ob die Vorgaben der Lehrpläne umgesetzt sind und ob didaktische Grundprinzipien wie zum Beispiel das Indoktrinationsverbot beachtet sind. In einigen Bundesländern besteht für einzelne Fächer auch die Möglichkeit eines vereinfachten Verfahrens, bei dem nur stichprobenhaft überprüft wird.

Durch die Zulassung erscheinen die Bildungsmedien auf den Schulbuchlisten der Bundesländer. Sie können dann von Lehrkräften bestellt werden. Das "Bestehen" der Prüfverfahren ist für die Verlage deshalb eine Grundvoraussetzung beim Zugang zum Schulbuchmarkt. Eine Absatzgarantie ist das jedoch nicht. Denn die Zulassung bedeutet für die Lehrkräfte keinerlei Verpflichtung, ein bestimmtes Schulbuch – oder überhaupt ein analoges oder digitales Bildungsmedium – zu benutzen. Lehrkräfte können frei wählen, welches Konzept für sie das richtige ist.